Asignar tareas a tu equipo
Un pendiente de obra se pierde siempre en el mismo lugar: el grupo de WhatsApp. Se pidió el martes, quedó sepultado bajo cuarenta mensajes, y el viernes nadie sabe si el generador llegó a la torre ni quién dijo que lo llevaría. Tareas es la lista donde eso deja de pasar: cada pendiente tiene dueño, fecha con hora y un cierre que pide prueba. Hay una sola lista —lo tuyo lo ves en Tareas y también arriba de todo en Hoy—, porque el día que existan dos bandejas la gente regresa a WhatsApp, que al menos tiene una. Se abre desde el menú lateral, y el número rojo junto a "Tareas" son las que ya vencieron.
- Una sola lista: lo que le toca a cada quien vive en Tareas, y lo tuyo aparece además hasta arriba en Hoy. No hay una segunda bandeja que revisar.
- La tarea se crea escribiéndola o dictándola desde el botón "+". Al dictar, la IA propone y tú confirmas en un formulario editable: nunca se guarda nada sin que lo veas.
- La fecha lleva HORA. "Mañana" y "mañana a las 8" no son la misma tarea, y de la hora depende el recordatorio.
- Se asigna a gente con cuenta en Matterial. Al proyectista, al DRO o a la supervisión se les pregunta por aclaración (RFI), que sí funciona sin cuenta.
- Varias vistas de la misma lista: Lista agrupada por vencimiento, Tablero para mover el estado arrastrando y Calendario para reprogramar (cambia el día y conserva la hora).
- Para mirar al equipo, dos vistas más: Cronograma pone la semana de lunes a domingo con un carril por persona, y Resumen cuenta en números cómo va cada quien. Se miran, no se arrastran.
- Cerrar pide evidencia: una nota de cómo quedó y, si aplica, una foto. En obra "ya está" sin foto es una afirmación.
- La tarea se liga a la partida, al frente del cronograma, a la orden de compra o a la máquina de la que habla: eso es lo que la hace entendible dentro de un mes.
- Lo que se repite se repite solo: cada día, cada semana, cada quincena o cada mes. Al cerrar una ocurrencia nace la siguiente con su misma hora.
- Tres avisos automáticos: correo al asignar, recordatorio antes de vencer y, si vence sin cerrarse, aviso a quien la encargó. El administrador los ajusta en Configuración → Tareas.
- Tareas no sustituye al Cronograma: los frentes, las duraciones, las dependencias y la ruta crítica siguen viviendo ahí.
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Crea la tarea desde el botón "+"
El botón "+" que tienes siempre a mano trae "Tarea". También puedes entrar a Tareas y usar "Nueva tarea". Lo primero es escribir qué hay que hacer, en una frase que se entienda sola: "llevar el generador a la torre", no "generador". Si hace falta contexto —a qué hora abren, con quién hay que verse, qué no se debe mover— va en Detalle, para que quien la reciba no tenga que llamarte.
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O díctala, si traes las manos ocupadas
En la misma hoja cambia a "Dictar", toca el micrófono y habla como le hablarías a tu residente: "que Luis lleve el generador a la torre mañana a las 8". Matterial transcribe y rellena solo el qué, el a quién y el para cuándo. No se guarda nada todavía: el formulario queda abierto con lo que entendió para que lo revises, corrijas el nombre si escuchó mal y le des Guardar. El dictado es lo único de este módulo que usa IA y consume créditos (2 por minuto, con mínimo de 2); escribirla no cuesta nada.
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Ponle dueño, fecha y hora
"¿A quién le toca?" lista a los miembros de tu empresa. En "¿Para cuándo?" eliges el día y la hora —viene a las 18:00, cámbiala si el compromiso es de mañana temprano—, y la prioridad Alta marca el renglón para que no se confunda con lo demás. Puedes dejarla "Sin asignar" si todavía no sabes quién la agarra, pero mientras no tenga dueño no le llega aviso a nadie. Y elige la obra: sin obra, la tarea es de la empresa y la ve cualquiera de tu equipo.
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Ligala a lo que se refiere de la obra
Abre la tarea (toca su renglón) y en "¿A qué se refiere?" elige partida, tarea del cronograma, orden de compra o máquina y herramienta, y luego cuál. Ahí queda un botón para saltar a esa ficha. Es un minuto que se paga solo: "revisar la bomba", sin liga, dentro de un mes no le dice nada a nadie; ligada a la máquina, quien la abra llega directo a su expediente.
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Síguela en la vista que te sirva
Arriba tienes tres números —Pendientes, Vencidas y Para hoy— y varias pestañas sobre la misma lista. Lista la agrupa por cuándo apremia (Vencidas, Hoy, Esta semana, Después, Sin fecha). Tablero la ordena por estado y arrastras la tarjeta de Pendiente a En curso, como en un pizarrón. Calendario la pone en el mes y arrastras a otro día para reprogramar: cambia el día y conserva la hora, así que la de las 8 sigue siendo de las 8. Los filtros de al lado deciden qué estás mirando: entras en "Solo mías", pero puedes ver la de cualquiera, la de una obra o solo lo ya cerrado. Y lo que se cierra no se borra: se va a Historial, la última pestaña, con quién lo cerró, cuándo y la foto que dejó; si marcaste algo hecho por error, desde ahí se reabre.
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Mira la semana de tu gente en Cronograma
Las tres vistas de arriba contestan "qué debo". Cronograma contesta otra: quién está cargado y quién no. Es la semana de lunes a domingo con un carril por cada persona, y cada tarea cae en el día en que vence, así que se ve de un jalón al residente con cinco pendientes el martes y al que no tiene ninguno en toda la semana. El día de hoy va marcado. Las flechas te llevan a la semana que viene —para repartir antes de que empiece— y también a la pasada, que es donde te enteras de lo que quedó a medias; un botón te regresa a esta semana sin contar clics. Hasta abajo va el carril "Sin asignar": esas son las que nadie agarró y las que se pierden si nadie las ve. Y si tienes tareas abiertas sin fecha, abajo se te dice cuántas son, porque en una rejilla de días no caben y no queremos que desaparezcan en silencio. Tocas una tarea y se abre su ficha. Para cambiarla de día usa el Calendario: aquí se mira, no se arrastra. En el teléfono la tabla se desliza a lo ancho y la columna de los nombres se queda fija, para que nunca pierdas de quién es el carril que estás leyendo.
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Pásale los números al equipo con Resumen
Resumen es el vistazo de junta de los lunes, con lo que ya está capturado y nada más: cómo se reparte lo abierto entre prioridad Alta, Normal y Baja; cuánto se cerró en el periodo frente a lo que sigue pendiente; lo que vence hoy con su hora y su responsable, para leerlo en voz alta; y una fila por persona con sus abiertas, sus vencidas y sus cerradas. Arriba salen además tres números que no están en la cabecera: lo cerrado del periodo y las dos fugas de siempre —lo que no es de nadie y lo que nadie fechó—, que son las dos razones por las que un pendiente no se hace. Todo respeta los filtros de al lado, así que puedes leer el resumen de una sola obra o el de una persona.
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Deja que se repitan solas las que se repiten
Hay pendientes que vuelven cada semana: revisar cimbra el lunes, cargar diésel el viernes, mandar el reporte cada quincena. En la ficha, en "¿Se repite?", eliges cada día, cada semana, cada quincena o cada mes, y en "Hasta" hasta cuándo. No se te llena la lista de ocurrencias futuras: la siguiente nace sola en el momento en que cierras la de hoy, con la misma hora y el mismo dueño.
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Ciérrala con nota y foto
Se cierra desde el círculo del renglón, arrastrando la tarjeta a "Hecha" o con el botón de la ficha, y siempre pasa por lo mismo: una nota de cómo quedó y, si aplica, una foto. Ese paso es a propósito. La tarea cerrada guarda quién la cerró y cuándo, y la foto queda como prueba para la semana en que alguien pregunte. Si la marcaste hecha por error, se reabre.
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Discútela dentro de la tarea, no por fuera
Cada tarea tiene su hilo de comentarios. Ahí se pregunta "¿la torre norte o la sur?" y se responde, mencionando con @ a quien deba enterarse. Esa mención le suena solo a esa persona. La conversación se queda pegada a la tarea, así que quien la abra después lee por qué se hizo lo que se hizo, sin buscarlo en ningún chat.
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Deja que los avisos persigan por ti
Al asignarla, a quien la recibe le llega la campana y un correo. Antes de vencer le llega un recordatorio. Y si la fecha pasa sin que se cierre, el aviso le llega también a quien la encargó: en obra el jefe necesita enterarse de que no se hizo, no solo el que no la hizo. El administrador ajusta esto en Configuración → Tareas: un interruptor de correo (apagado, la campana sigue avisando) y cuántas horas antes quiere el recordatorio. Los correos salen en el idioma de tu empresa y con la hora en tu huso, el del país que elegiste en Configuración.
Preguntas frecuentes
¿Puedo asignarle una tarea al maestro de obra, que no tiene cuenta?
No. Solo se asigna a miembros de tu empresa dentro de Matterial, porque una tarea asignada a alguien que no puede recibir el aviso ni cerrarla es una tarea perdida. Tienes dos caminos: invitarlo desde Configuración → Equipo (una invitación por correo, y ya aparece en la lista), o —si es alguien de fuera a quien le estás preguntando algo, como el proyectista, el DRO o la supervisión— usar la aclaración (RFI), que genera un link para que responda sin cuenta.
¿Funciona sin señal, en el fondo de la obra?
Hoy no. Tareas necesita conexión para crear, mover y cerrar. Lo que sí aguanta sin señal es el pase de lista, los recibos, la bitácora y los vales de almacén: se guardan en el teléfono y se sincronizan al reconectar. Si estás sin datos, la costumbre que funciona es dictar la tarea apenas recuperas señal, mientras la traes fresca.
¿En qué se diferencia esto del Cronograma?
El cronograma planea la obra: frentes, duraciones, dependencias y ruta crítica, y de ahí sale el avance. Tareas es la lista de las personas: lo que alguien debe hacer y para cuándo, incluido lo que no cabe en ningún frente ("conseguir la firma del DRO", "devolver la revolvedora rentada"). Puedes ligar una tarea a un frente del cronograma para saber de qué habla, pero una tarea no crea dependencias ni mueve la ruta crítica. Cuidado con el nombre: dentro de Tareas hay una pestaña que también se llama Cronograma, y es otra cosa —la semana de cada persona, sin dependencias ni ruta crítica—. El cronograma de la obra sigue estando en su propio módulo, en el menú de la izquierda.
¿El Resumen me dice cuántas horas se trabajaron en cada tarea?
No, y no es un pendiente: Matterial no registra horas por tarea, así que ese número no existe y preferimos no inventarlo. El Resumen cuenta tareas —abiertas, vencidas y cerradas por persona—, no tiempo. Las jornadas de la cuadrilla se llevan en el pase de lista, que es donde sí se capturan de verdad y de donde sale la raya.
¿Esto consume créditos de IA?
Solo el dictado, que es transcripción más un modelo que ordena lo que dijiste en campos: 2 créditos por minuto, con mínimo de 2. Todo lo demás —crear la tarea escribiéndola, todas las vistas (incluidos el cronograma por persona y el resumen), los filtros, la recurrencia, el cierre con foto y los tres avisos— es determinista y no toca la bolsa de créditos de tu empresa.
¿Qué pasa si una tarea vence y nadie la cierra?
Tres cosas, sin que tengas que acordarte. Se pinta en rojo y sube al grupo "Vencidas", que es lo primero que se ve al abrir. El número rojo del menú lateral la cuenta. Y el aviso de vencimiento le llega también a quien la encargó, para que la persiga quien tiene que perseguirla.
¿Hay plantillas de tareas por fase de obra?
Todavía no. Cada tarea se crea a mano o dictándola. Lo que sí se automatiza es lo que vuelve: pon la tarea a repetirse y cada cierre genera la siguiente, que en la práctica cubre la mayor parte de lo que se hace igual todas las semanas.
¿Le llegan las tareas por WhatsApp?
No. Los avisos van a la campana dentro de Matterial y al correo. Lo que sí se manda por WhatsApp es el resumen del cierre del día, desde Hoy, y ahí puedes contar lo que quedó pendiente.
¿Todos ven todas las tareas de la empresa?
Cada quien ve las de las obras a las que tiene acceso, más las de empresa (las que no cuelgan de ninguna obra). Si a alguien le limitaste el acceso a ciertas obras en Configuración → Equipo, las tareas de las demás no existen para esa persona en ninguna de las vistas: ni en la lista, ni en el tablero, ni en el calendario, ni en el cronograma por persona, ni en los números del resumen.