Qué hay en tu almacén, dónde está y quién se lo llevó
Un solo libro de existencias para toda la empresa: almacén central y bodega por obra, con vale de salida y traspasos.
El almacén de Matterial es el libro mayor de existencias de tu empresa, no una libreta por bodega. Vive un nivel arriba de la obra: un almacén central más una bodega por cada obra, y entre ellos traspasos en lugar de compras nuevas. Cada entrada, cada vale de salida, cada traspaso y cada ajuste queda registrado con fecha, cantidad, costo y responsable, así que el saldo de cada artículo —y su valor a costo promedio ponderado— está al día en todo momento, y sabes en qué bodega está cada material sin llamarle a nadie.
| Orden | Proveedor | Material | Monto | Entrega | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| OC-2026-0148 | THThe Home Depot | Concreto f'c=250 | $184,000 | Lun 30 | En ruta |
| OC-2026-0147 | CConstrualcalde | Acero #4 | $96,000 | Lun 30 | Aprobada |
| OC-2026-0146 | CConstrurama | Ladrillo rojo | $71,400 | Mar 1 | Entregada |
| OC-2026-0145 | CConstrualcalde | Cemento gris | $28,000 | Dom 29 | Entregada |
| OC-2026-0144 | SSodimac | Inst. eléctrica | $42,500 | Vie 27 | Entregada |
Qué problema resuelve
El material que ya compraste se vuelve a comprar porque nadie sabe que está en la bodega de la otra obra. El almacenista lleva la cuenta en una libreta que solo él entiende, las salidas se anotan "al rato" y el cemento sale sin que quede claro a qué frente se fue ni quién lo recibió. El día del conteo aparece un faltante que ya no se puede explicar, y el capital parado en bodega —material comprado para una etapa que ya pasó— no aparece en ningún reporte hasta que alguien tropieza con él.
Cómo funciona
Carga lo que ya tienes
Registra una entrada o importa el inventario desde tu Excel; lo que recibes de una orden de compra entra solo a la bodega que elijas.
Mueve con documento
Entrada, vale de salida, traspaso entre bodegas o ajuste. El vale pide a quién se entrega y a qué frente, con firma o foto.
Consulta antes de comprar
Al escribir el material en una requisición, Matterial te avisa si ya lo tienes y en qué bodega, para traspasarlo en vez de comprarlo de nuevo.
Cuenta y cuadra
El conteo cíclico compara lo físico contra el sistema, registra la diferencia como ajuste y marca los faltantes como posible fuga.
Qué incluye
- Libro de existencias a nivel empresa: almacén central + una bodega por obra
- Vale de salida con quien recibe, frente de trabajo y firma o foto
- Traspaso entre bodegas: mueve el material en vez de volver a comprarlo
- Aviso anti-doble-compra dentro de la requisición: "ya tienes X en el almacén"
- Buscador "¿dónde está?": el total en la empresa y el desglose bodega por bodega
- Kardex por artículo: cada movimiento con su saldo corrido
- Stock mínimo por artículo, con marca de bajo mínimo y alerta de reabastecimiento
- Conteo cíclico: sistema vs. contado, con los faltantes marcados como posible fuga
- Valor del inventario a costo promedio ponderado, por bodega y por artículo
- Consumo de material por obra, en cantidad y en dinero
- Necesidades del plan: lo que pide la obra menos lo comprado y lo que ya está en bodega
- Ventana de los próximos 15 días tomada del cronograma, para pedir solo lo que urge
- Alertas del almacén: por agotarse, traspaso sugerido, sobreconsumo y capital detenido
- Entrada desde la orden de compra, captura sin señal y exportación a Excel, CSV o PDF
Cómo funciona el control de almacén e inventario de obra, por dentro
El almacén es de la empresa, no de cada obra
La mayoría de las constructoras no tiene un almacén: tiene varios, y ninguno se habla con el otro. Está el central de la empresa —donde llegan las compras grandes y queda lo que sobró de la obra anterior— y está la bodega de cada obra, con su propio candado y su propia libreta. Cada una lleva su cuenta a mano, así que el inventario de la empresa no existe como número: existe como la suma de lo que cada almacenista recuerde.
En Matterial el almacén es un solo libro mayor con varias bodegas dentro. El central y la bodega de cada obra son almacenes del mismo sistema, con los mismos artículos del catálogo y el mismo tipo de movimiento; cambias de bodega con un selector y ves su existencia, su valor y sus movimientos. Y como todas viven en el mismo libro, mover material de una a otra es un traspaso —sale de una, entra en la otra, con su registro— y no una compra nueva ni una llamada que nadie anotó.
Esa es la diferencia práctica: en la libreta, el material de la obra que terminó se queda ahí hasta que alguien lo descubre; en el libro mayor, ese saldo sigue siendo tuyo, se ve desde el central y se puede traspasar a la obra que lo necesita hoy. El inventario deja de ser un dato de cada bodega y se vuelve un dato de la empresa.
- Almacén central + una bodega por obra, en el mismo libro
- Traspaso entre bodegas con registro de salida y entrada
- El mismo catálogo de artículos para todas las bodegas
- El valor del inventario se ve por bodega y en total
El vale de salida: el material sale con nombre, frente y firma
El agujero más grande del almacén no es el robo espectacular: es la salida que nadie anotó. Un maestro pasa por veinte bultos de cemento, se los lleva, y la anotación queda para el final del día que ya no llega. Cuando el almacén no cuadra, no hay a quién preguntarle porque no hay documento: no se sabe quién recibió, en qué fecha, ni para qué frente salió el material.
En Matterial la salida es un vale, no una nota mental. Además del artículo, la cantidad y la fecha, el vale pide a quién se entrega y a qué frente de trabajo va —nivel, eje, área— y admite una firma o una foto como comprobante. Si sale del central, puedes atribuirlo a la obra destino. El vale se guarda en el mismo movimiento que descuenta la existencia, así que el saldo y el documento nunca se separan; el kardex del artículo los muestra en la misma línea.
Además el vale se levanta donde ocurre: desde el celular en la obra, con o sin señal. Si no hay red, el movimiento se guarda en el dispositivo y se sincroniza al reconectar, sin que el almacenista tenga que acordarse al llegar a la oficina. Como cada salida trae obra y frente, la vista de consumo por obra se arma sola: cuánto material se llevó cada obra, en cantidad y en dinero, sin capturar nada dos veces.
- El vale registra quién recibe, en qué fecha y a qué frente va
- Firma o foto como comprobante, guardada junto al movimiento
- Se levanta desde el celular en obra, incluso sin señal
- El consumo por obra se deriva de los vales, no se recaptura
No lo compres dos veces: el aviso antes de la requisición
La doble compra es la pérdida más tonta y la más común: la obra 2 pide veinte bultos de mortero que llevan cuatro meses en la bodega de la obra 1. Nadie mintió; simplemente el que requisita no tiene forma de ver el inventario de la empresa en el momento en que escribe la requisición, que es el único momento en que el dato sirve.
Por eso el aviso vive dentro de la requisición, no en un reporte aparte. En cuanto escribes el material, Matterial busca ese artículo en todas las bodegas de la empresa y, si hay existencia, te lo dice ahí mismo: ya tienes tantas unidades en el almacén, revísalo antes de comprar de más. Con eso el flujo natural deja de ser "comprar" y pasa a ser "traspasar", que no cuesta dinero nuevo.
La misma pregunta se responde al revés desde el buscador del almacén. Escribes el nombre del material y ves el total de la empresa y el desglose por bodega: cuánto hay en el central, cuánto en cada obra. Es la respuesta a "¿dónde está?" sin llamadas ni WhatsApps, y es también el punto de partida del traspaso que evita la compra.
Y para lo que sí falta, la pestaña de necesidades del plan hace la resta completa: explota los materiales que exige el presupuesto de la obra desde sus matrices de precios unitarios, le quita lo ya comprado y lo que hay en bodega, y deja la columna de lo que realmente falta comprar. Puedes verlo para todo el plan o solo para la ventana de los próximos 15 días, tomada de las tareas con fecha del cronograma, para pedir lo que urge y no adelantar capital en lo que se usará en tres meses.
- El aviso "ya lo tienes" aparece dentro de la requisición
- Buscador "¿dónde está?" con total en la empresa y desglose por bodega
- Necesidades del plan = requerido − comprado − existencia
- Ventana de 15 días desde el cronograma, para no adelantar capital
Conteo cíclico, stock mínimo y capital detenido: la fuga sale a la luz
Un almacén que solo se cuenta una vez al año no se controla: se audita. Para cuando aparece el faltante, pasaron doce meses, cambiaron dos almacenistas y no hay manera de saber si fue merma, error de captura o robo. El conteo cíclico existe para eso: contar seguido, en poco tiempo, mientras el rastro todavía está fresco.
En Matterial cuentas físicamente y capturas lo que hay; el sistema muestra en la misma tabla lo que él tiene, lo que tú contaste y la diferencia. Al registrar el conteo, esa diferencia se asienta como ajuste con su motivo —merma, robo, error de captura— y los faltantes se marcan explícitamente como posible fuga. Nada se corrige a escondidas: el ajuste queda como un movimiento más en el kardex del artículo, con fecha y nota, así que la historia del saldo siempre se puede reconstruir línea por línea.
Del otro lado están las dos alertas que evitan la pérdida antes de que ocurra. El stock mínimo por artículo marca la existencia en rojo y avisa cuando cae por debajo del número que fijaste, para reabastecer antes de que se pare el frente —parar una cuadrilla por un bulto cuesta mucho más que el bulto—. Y la alerta de capital detenido señala el material con valor que lleva meses sin moverse, ese dinero dormido en una bodega que ningún reporte financiero muestra, para que decidas si se usa, se traspasa o se vende.
Las alertas no se quedan esperando a que alguien entre a buscarlas: la portada del almacén abre con las dos o tres cosas que importan hoy —por agotarse, traspaso sugerido, sobreconsumo contra el avance de la obra, capital detenido— cada una con el botón que la resuelve. Y cualquier tabla del módulo, de existencias a kardex, sale a Excel, CSV o PDF cuando la necesitas fuera.
- Conteo cíclico: sistema vs. contado, con la diferencia asentada como ajuste
- Los faltantes se marcan como posible fuga, con motivo y fecha
- Stock mínimo por artículo que avisa antes de parar el frente
- Alerta de capital detenido: material con valor y sin movimiento
En la libreta del almacenista vs. con Matterial
El mismo almacén, controlado de dos maneras distintas.
| Hoy (libreta y Excel por bodega) | Con Matterial | |
|---|---|---|
| Saber qué hay en cada bodega | Hay que llamarle al almacenista | Un buscador con el total y el desglose por bodega |
| Material que ya está en otra obra | Se vuelve a comprar | El aviso lo detecta y propone el traspaso |
| Salida de material | Se anota "al rato", si se anota | Vale con quien recibe, frente y firma |
| A qué obra se fue el material | Se reconstruye al cierre | Consumo por obra, en cantidad y en dinero |
| Historia de un artículo | Hay que hojear la libreta | Kardex con cada movimiento y su saldo |
| Faltantes | Aparecen en el conteo anual | Conteo cíclico que los marca como posible fuga |
| Reabastecer | Cuando ya se acabó y paró el frente | Stock mínimo que avisa antes |
| Material parado en bodega | Nadie lo ve | Alerta de capital detenido, con su valor |
Ejemplo ilustrativo: una constructora con tres obras
Una empresa hipotética con almacén central y tres bodegas de obra. Las cifras son solo para mostrar qué se ve en el módulo; no representan un caso real ni un resultado garantizado.
Ejemplo ilustrativo con cifras hipotéticas. No es un dato de mercado ni un resultado garantizado; sirve solo para explicar cómo el libro de existencias, las alertas y el conteo cíclico ponen números a lo que hoy vive en una libreta.
Un escenario por perfil
Recibe la compra contra la orden, entrega con vale —nombre, frente y firma— y cuenta un puñado de artículos cada semana. Cuando el residente le pregunta si hay varilla del 3, contesta con el buscador en vez de con la memoria, y si el faltante aparece, aparece esta semana y no en diciembre.
Antes de requisitar ve el aviso de que ese material ya está en el central o en la bodega de la obra vecina, y pide un traspaso. En la pestaña del plan revisa la ventana de 15 días del cronograma para pedir solo lo que urge, y sabe qué frente se llevó cada salida.
Ve el valor del inventario de toda la empresa, cuánto capital está detenido en bodegas sin moverse y qué obras consumen más material del que su avance justifica. Compra menos veces lo mismo y decide con el número del almacén, no con la suma de tres libretas.
Para quién es
Funciona con el resto de Matterial
¿Vienes de otra herramienta?
Preguntas frecuentes
¿El almacén es por obra o de toda la empresa?
De toda la empresa. Hay un almacén central y una bodega por cada obra, todas en el mismo libro de existencias y con el mismo catálogo de artículos. Puedes ver cada bodega por separado y también el total de la empresa por artículo.
¿Cómo evita que compre dos veces el mismo material?
Cuando escribes el material en una requisición, Matterial lo busca en todas las bodegas y, si hay existencia, te avisa ahí mismo cuánto tienes y te recuerda revisarlo antes de comprar de más. Desde ahí lo natural es traspasar de la bodega que lo tiene, no generar una compra nueva.
¿Qué lleva un vale de salida?
El artículo, la cantidad, la fecha, a quién se le entrega y a qué frente de trabajo va, más una firma o foto opcional como comprobante. Si sale del central puedes atribuirlo a una obra destino, y con eso se arma solo el consumo por obra.
¿Se puede registrar una salida sin señal en la obra?
Sí. El vale se guarda en el dispositivo y se sincroniza cuando vuelve la conexión, sin capturarlo de nuevo. Es el caso normal en obra: bodega sin cobertura y almacenista que no va a volver a teclearlo en la oficina.
¿Qué es el kardex de un artículo?
Es la historia completa de ese artículo en esa bodega: cada entrada, salida, traspaso y ajuste con su fecha y su saldo corrido después del movimiento. Sirve para reconstruir cómo llegaste al saldo de hoy y en qué movimiento se torció.
¿Cómo funciona el conteo cíclico?
Cuentas físicamente, capturas la cantidad contada y el sistema te muestra lo que él tiene, lo que contaste y la diferencia. Al registrarlo, la diferencia se asienta como ajuste con su motivo y los faltantes se marcan como posible fuga, en vez de corregirse en silencio.
¿Cómo sé cuándo reabastecer?
Con el stock mínimo por artículo: fijas el número a partir del cual quieres que te avise y la existencia se marca como bajo mínimo, con alerta en la portada del almacén. La idea es reabastecer antes de que se pare el frente, no cuando ya paró.
¿Qué es el aviso de capital detenido?
Es la alerta del material con valor que lleva meses sin ningún movimiento en bodega. Es dinero de la empresa dormido en un rincón que ningún reporte financiero muestra, y la alerta te dice cuánto vale y desde hace cuántos días, para usarlo, traspasarlo o venderlo.
¿De dónde salen las "necesidades del plan"?
De las matrices de precios unitarios del presupuesto de esa obra: Matterial explota los materiales que exige el plan, les resta lo ya comprado y la existencia en bodega, y deja lo que falta comprar. Si la obra no tiene matrices cargadas, no puede explotar sus materiales y te lo dice.
¿Puedo cargar mi inventario actual desde Excel?
Sí. El importador reconoce clave, descripción, unidad, cantidad y costo de tu hoja, te muestra una vista previa antes de guardar, da de alta los artículos que falten y registra la existencia como entrada en la bodega que elijas.
¿Se conecta con las compras y con el costo de la obra?
Sí. Lo que recibes contra una orden de compra entra como entrada al almacén, y cada salida atribuida a una obra alimenta el consumo de material de esa obra, que se compara contra lo presupuestado en el control de costos.
Empieza hoy con Matterial
Del plano a la obra, con claridad. Prueba gratis, sin tarjeta.