Cortes al cliente: cobrar por avance y compartir el histórico
Casi toda constructora cobra igual: un archivo por quincena con una columna nueva. Al año hay cuarenta archivos, la verdad está en el último que alguien abrió, y nadie recuerda qué decía el corte 6. Aquí un corte es un objeto: se captura el porcentaje de avance de cada concepto, el importe se calcula solo, y al congelarlo queda fijo aunque los precios cambien después. Tu cliente entra por un link que no caduca y puede irse hacia atrás en el histórico.
- Está en Estimaciones → pestaña "Cortes al cliente". La otra pestaña es lo que le pagas a tus subcontratistas; esta es lo que le cobras a tu cliente.
- Solo se teclea el PORCENTAJE. El importe sale del % por el precio del concepto y no se puede escribir a mano.
- El acumulado va en la misma fila: la pregunta al cobrar no es cuánto avanzó esta semana, sino cuánto llevas cobrado contra lo contratado.
- No se puede congelar un corte si algún concepto pasa del 100% acumulado: eso sería cobrar más de lo contratado.
- Congelar guarda los precios de ese día. Si mañana corriges un precio, el corte entregado sigue diciendo lo que decía.
- Un solo link por obra, sin caducidad. Tú eliges qué ve el cliente, y lo que apagas no se envía.
- Tu cliente comenta desde el link sin tener cuenta, y te llega a la campana.
- Puedes enseñarle también el programa: lo que se prometió contra lo que está pasando, con la diferencia en días.
- Y mandarle un resumen automático cada mes, el día que tú elijas. Los mismos interruptores mandan en el link y en el correo.
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Crea el primer corte
Entra a Estimaciones y cambia a "Cortes al cliente". Si hubo anticipo, empieza por él: es el corte 0 y entra en el acumulado como cualquier otro. Después, cada semana o quincena, "Nuevo corte". Los cortes se numeran solos y se ordenan en una regleta arriba: esa misma regleta es la que verá tu cliente.
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Captura el avance, concepto por concepto
La tabla trae todos los conceptos del presupuesto de la obra. En la columna del corte escribes el porcentaje que avanzó ESE concepto en ESTA semana —no el acumulado—. El importe aparece al lado, calculado, y a su derecha ves el acumulado y lo que falta por ejecutar. Si un concepto se pasa del 100%, el renglón se marca y el corte no se puede congelar hasta arreglarlo.
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Escribe la nota de la semana
Debajo de las cifras hay una nota que viaja al link del cliente. Úsala: un número que baja sin explicación se convierte en una llamada telefónica. También puedes dejar nota en un concepto concreto ("el retraso es por la lluvia del martes").
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Congela y entrega
"Congelar y entregar" cierra el corte: guarda el precio y la cantidad de cada concepto tal como están hoy, y ya no se edita. Si algo cambia después, se corrige en el corte siguiente — igual que en papel. Solo los cortes congelados se le enseñan al cliente.
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Comparte el link y decide qué ve
En "El link de tu cliente" creas la dirección una vez y la usas siempre. Debajo eliges qué ve: importes, precio unitario y cantidad, acumulado del contrato, tus notas y si puede comentar. Lo que apagues no se oculta en su pantalla: no sale de la base, así que tampoco aparece si alguien mira la petición.
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Enséñale el tiempo, si quieres
El interruptor "Ver el programa" añade al link el cronograma medido contra la línea base: la barra clara es lo que prometiste al firmar y la de color lo que está pasando, con la diferencia en días. Requiere haber congelado el programa en Cronograma → Planeado vs real; si no lo has hecho, el link no enseña nada en vez de enseñar un cero que diría "vamos perfecto". Nace apagado a propósito: enseñar tu cronograma es una decisión, no un valor por defecto.
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Deja que el resumen se mande solo
Debajo de los interruptores activas "Mandarle un resumen cada mes", pones a quién y qué día. Ese día llega un correo con lo cobrado, el acumulado y cómo va el plazo, con el botón al link. No hay una segunda configuración que revisar: el correo se arma con esta misma, así que lo que apagaste arriba tampoco puede salir por correo.
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Contesta lo que pregunte
Cuando tu cliente comenta, te llega a la campana y aparece en la conversación del corte marcado como "sin contestar". Sigue ahí aunque llegue el corte siguiente: los comentarios que se pierden son justo los que nadie respondió. Tu respuesta entra en el mismo hilo que él ve.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo escribir el importe directamente?
Porque un importe tecleado puede dejar de cuadrar con su propio porcentaje, y nadie lo nota. En el Excel real de una obra de 94 millones que sirvió para construir esto, un renglón declaraba 15% de $3,375,900 y escribía $1,012,770 al lado; el 15% son $506,385. Ese renglón solo explicaba medio millón de pesos de diferencia en el ejecutado de toda la hoja. Con el importe derivado del porcentaje, ese error no puede existir.
¿Qué pasa si me equivoco en un corte ya congelado?
No se edita: se corrige en el siguiente. Si cobraste de más en el corte 5, en el 6 pones un avance menor y el acumulado se acomoda solo. Es la misma regla que en papel, y es la que hace que el histórico signifique algo — un corte que se puede reescribir después no es un documento, es un borrador permanente.
Cambié el precio de un concepto. ¿Se recalculan los cortes anteriores?
No, y es a propósito. Al congelar se guarda el precio de ese día. El corte que ya entregaste y que tu cliente ya revisó sigue diciendo exactamente lo mismo. Los cortes en borrador sí usan el precio nuevo, porque todavía no se han entregado.
¿El cliente ve lo que le pago a mis subcontratistas?
Nunca. El link solo lleva los cortes que le cobras a él: costos propios, subcontratos y márgenes no viajan en ese envío, esté como esté la configuración. Tu margen —lo que cobras menos lo que pagas— vive en la vista interna.
Apagué los importes pero quiero que siga viendo el avance. ¿Se puede?
Sí. Los interruptores son independientes: puedes enseñar el porcentaje de cada concepto sin enseñar el dinero, o el dinero del corte sin el precio unitario. Es útil cuando el contrato es a precio alzado y lo que importa es el avance, no el desglose.
Apagué los importes. ¿El correo mensual sí los manda?
No, y no porque nos hayamos acordado de filtrar también ahí: porque el correo se arma llamando a la misma función que alimenta el link. Si apagaste los importes, esa función no se los entrega al correo, así que el correo no puede imprimirlos aunque quisiera. Una configuración que se cumple en la pantalla pero no en el correo no la descubre un error del sistema: la descubre tu cliente, un mes después.
¿Cada cuándo sale el resumen y quién lo manda?
Sale solo, el día del mes que tú elijas (del 1 al 28; el 29, 30 y 31 no existen todos los meses y una obra que los eligiera se quedaría sin correo en febrero). Puedes poner varios destinatarios. Si el sistema reintenta un envío, nadie recibe dos veces el mismo mes.
Mi cliente pregunta más por las fechas que por el dinero. ¿Le puedo enseñar el programa?
Sí, con el interruptor "Ver el programa". Enseña cada tarea con dos barras —lo que se prometió y lo que está pasando— y la diferencia en días entre la entrega prometida y la proyectada. Necesitas haber congelado la línea base en Cronograma → Planeado vs real; si no, no se enseña nada, porque sin una promesa contra la que medir todo saldría "en tiempo".
¿Puedo revocar el link?
Sí, y deja de abrir para quien lo tenga. Lo que ya vio no se puede des-ver, claro. Si vuelves a compartir se genera una dirección nueva.
¿El anticipo es un corte?
Sí, el número 0. En los Excel suele ser una columna aparte, y eso obliga a sumar dos cosas distintas cada vez que quieres saber cuánto llevas cobrado. Aquí entra en el acumulado como cualquier otro corte.
Registré el pago y no cuadra con el importe del corte. ¿Está mal?
No necesariamente: el campo "Pagado" es lo que de verdad entró, y al lado ves la diferencia. Esa diferencia existe en la vida real —un descuento, una retención, un depósito redondeado— y tenerla a la vista es mejor que forzar los dos números a ser iguales.