Controlar el almacén
El Almacén es el libro mayor de existencias de tu empresa: un almacén central más una bodega por obra, y un solo registro donde cada entrada, salida, traspaso y ajuste deja rastro. Sirve para responder tres preguntas que cuestan dinero: qué tengo, dónde está y cuánto vale. Es determinista de punta a punta: no usa IA y no consume créditos.
- Un solo libro para toda la empresa: el almacén central y una bodega por cada obra, con el mismo registro de movimientos.
- Cada salida se registra como vale: a quién se entrega, a qué frente y con firma o foto. Así el consumo queda atribuido a una obra.
- Antes de comprar, el aviso anti-doble-compra te recuerda si ese material ya está en el almacén de la empresa.
- El traspaso mueve existencia entre bodegas en vez de volver a comprar: sale de una, entra en la otra, mismo libro.
- El conteo cíclico valoriza el faltante en pesos y lo marca como posible fuga antes de postear los ajustes.
- El buscador "¿dónde está?" busca en todos los almacenes a la vez y te dice cuánto hay en cada uno.
- Necesidades del plan cruza lo que el plan de la obra exige contra lo que ya tienes: te dice qué traspasar y qué comprar.
- Las alertas son reglas deterministas sobre tus propios datos, no predicciones. Si no se cumple la regla, no aparece nada.
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Elige el almacén con el que vas a trabajar
Arriba está el selector: Almacén central o la bodega de cualquiera de tus obras. La bodega de una obra se crea sola la primera vez que la eliges, no hay que darla de alta. Todo lo que registres cae en el almacén seleccionado, y los dos indicadores de arriba (valor en almacén y número de artículos) son de ese almacén.
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Registra lo que llega como Entrada
En Registrar movimiento elige Entrada y captura artículo, cantidad y costo unitario. Ese costo es lo que alimenta el costo promedio y el valor del almacén, así que vale la pena capturarlo. Puedes adjuntar foto del comprobante (o arrastrarla) y poner fecha y nota. Si el material viene de una orden de compra, mejor recíbelo desde Compras: eliges la bodega destino y la entrada queda ligada a esa orden. Si arrancas con un inventario que ya tienes en Excel, usa Importar: da de alta los artículos y, si la fila trae cantidad, la mete como entrada.
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Saca material con un vale de salida
Elige Vale de salida y captura el artículo, la cantidad, a quién se entrega y el frente (nivel, eje, área). Puedes adjuntar la firma o una foto de la entrega. Si estás saliendo del central, elige la obra destino: así el consumo se atribuye a esa obra y aparece en la pestaña Consumo por obra. Matterial no te deja sacar más de lo que hay en ese almacén. En campo es más rápido desde el botón "+": Salida de material y Recepción de material funcionan sin señal, se guardan en el teléfono y se sincronizan al reconectar.
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Mueve en vez de volver a comprar
El traspaso pasa existencia de un almacén a otro: sale de la bodega origen al costo promedio que trae ahí y entra en la destino. No es una compra ni una salida a obra, es el mismo material cambiando de lugar. Es la forma barata de resolver un faltante cuando otra bodega tiene de sobra, y la pestaña de alertas te sugiere el traspaso cuando el central todavía tiene algo que una obra ya está consumiendo.
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Deja que el aviso te frene antes de comprar dos veces
Cuando capturas un material en una requisición o en una orden de compra, si ese material ya existe en el almacén de la empresa aparece un aviso con la cantidad disponible. No bloquea nada: solo te lo recuerda en el momento exacto en que ibas a gastar. La compra duplicada es de los errores más caros y más fáciles de cometer cuando el almacén vive en la cabeza de una persona.
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Cuenta físicamente y acepta la diferencia
En la pestaña Conteo aparece cada artículo con la existencia del sistema y una casilla para capturar lo que contaste. La columna Diferencia se calcula sola, y si hay faltantes se suma su valor en pesos como posible fuga. Escribe el motivo (merma, robo, error de captura), adjunta foto si quieres, y al registrar el conteo cada diferencia se postea como ajuste con su rastro. No tienes que contar todo: solo las líneas donde capturaste cantidad generan ajuste.
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Busca dónde está y abre el kardex del artículo
El buscador de la pestaña Existencias no busca solo en el almacén abierto: busca en todos, agrupa por material y te da el total de la empresa con el desglose por bodega. Y al tocar cualquier renglón de existencias se abre el kardex de ese artículo: sus movimientos con saldo corriente, el comprobante de cada uno, y la opción de renombrarlo o exportarlo. Ahí mismo defines su stock mínimo: cuando la existencia baje de ese número, el artículo se marca "bajo mínimo" y entra en las alertas. Cero significa sin aviso.
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Pregúntale al plan qué te va a faltar
La pestaña Necesidades del plan explota los materiales de la obra desde sus matrices de precios unitarios y les resta lo comprado y lo que ya tienes en existencia. Cada renglón trae requerido, comprado, en central y falta comprar, con dos botones: Traspasar si el central lo cubre, o Requisitar si de verdad hay que conseguirlo. Con "Todo el plan" ves la obra completa; con "Próximos 15 días" solo lo que exigen las tareas del cronograma que caen en esa ventana, restando además lo que hay en la bodega de la obra. Para el faseado, las tareas necesitan fecha y partida ligada; si les falta, ahí mismo las ligas (hay un auto-ligar por nombre).
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Lee las alertas del día y llévate las tablas
Arriba de todo, "Hoy en el almacén" muestra las tres cosas que importan, cada una con su acción de un toque: sobreconsumo de una obra contra su avance, material por agotarse o bajo el mínimo, traspaso sugerido y capital detenido (valor parado sin movimiento). La pestaña Alertas trae la lista completa con su severidad. Y cada tabla del módulo (existencias, movimientos, consumo por obra, necesidades del plan y el kardex) se exporta a Excel, CSV o PDF, con tu marca en el PDF.
Preguntas frecuentes
¿Esto consume créditos de IA?
No. El Almacén es determinista de punta a punta: las existencias, el costo promedio, el conteo, las necesidades del plan y las alertas salen de aritmética sobre tus propios movimientos. Funciona sin IA y no toca la bolsa de créditos de tu empresa.
¿De dónde sale el costo promedio de cada artículo?
Es el promedio ponderado de las entradas: la suma de cantidad por costo unitario de todo lo que ha entrado, entre la cantidad total entrada. Las salidas y los traspasos no lo alteran, se valúan al promedio vigente. Consecuencia práctica: si capturas entradas sin costo unitario, el valor de tu almacén sale corto.
¿En qué se diferencia del Inventario vivo?
El Inventario vivo (/inventario) es un cálculo contra el plan: cuánto pide la obra, cuánto se ha comprado y cuánto falta. No hay bodega ni existencia física ahí. El Almacén es lo que de verdad está guardado, con entradas, salidas y saldo por bodega. Donde se cruzan es en la pestaña Necesidades del plan, que resta tu existencia real al faltante del plan.
¿Las alertas predicen algo?
No, y es a propósito. Son reglas fijas sobre datos que ya tienes: existencia por debajo del mínimo que tú definiste, material que una obra consume y el central todavía tiene, consumo de material que ya rebasa lo que corresponde al avance de esa obra, o artículos de valor sin movimiento por más de dos meses. Si una regla no se cumple, no aparece nada. Preferimos callarnos a inventar.
¿Qué pasa si el almacenista no tiene señal en la obra?
La salida y la recepción de material desde el botón "+" están hechas para eso: sin señal se guardan en el dispositivo y se sincronizan solas al reconectar. Te lo avisa en pantalla cuando quedó en cola en vez de guardado.
¿Por qué Necesidades del plan me sale vacío?
Casi siempre por una de dos razones. En "Todo el plan": la obra no tiene matrices de precios unitarios cargadas, así que no hay de dónde explotar los materiales. En "Próximos 15 días": no hay tareas con fecha en esa ventana, o las que hay no están ligadas a una partida. También puede estar vacío porque no falta nada, y eso te lo dice explícitamente.
¿El subcontratista ve el almacén?
No. El acceso está acotado por organización y el rol de subcontratista externo queda fuera del almacén: ve lo suyo en su portal, no tus existencias ni el valor de tu inventario.